Comment assurer un suivi optimal des EPI grâce à un logiciel de gestion ?

Parlons maintenant des moyens disponibles pour assurer le suivi d’un parc d’équipements. On ne peut pas dire qu’il n’y a qu’une solution disponible… Un fichier Excel, un module de son ERP ou un logiciel de gestion d’epi spécialisé ? Faisons ensemble le point sur les avantages et les inconvénients identifiés.

Le tableau Excel pour la gestion des EPI

C’est encore un outil répandu pour le suivi des EPI. Il peut être amélioré avec des macros, mais est-ce fiable à l’usage ? Le risque d’erreur de saisie, d’oubli d’un contrôle ; c’est sans doute la principale raison qui fait basculer les clients vers une solution alternative. Les données présentes dans ce fichier sont sensibles, un stockage sur un serveur est donc une priorité pour éviter la perte de données.

Avantages d'Excel

L’utilisation d’Excel pour le suivi des équipements de protection individuelle (EPI) présente certains avantages pour les entreprises.

Tout d’abord, Excel est un outil de gestion de données couramment utilisé dans les entreprises, et de nombreux employés sont déjà familiarisés avec son utilisation. Cela rend l’utilisation d’Excel pour la gestion des EPI facile à mettre en place et peu coûteuse. Elle ne nécessite pas l’achat d’un nouveau logiciel ou la formation d’un personnel supplémentaire.
De plus, Excel permet de personnaliser les modèles de suivi des EPI pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les modèles peuvent être facilement adaptés pour inclure des données spécifiques aux EPI. Telles que les dates d’expiration, les numéros de série, les types d’EPI et les informations sur les fournisseurs.
En outre, Excel permet de générer des rapports personnalisés pour la gestion des EPI, ce qui peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées sur la maintenance, l’achat et le remplacement des EPI. Les graphiques et les tableaux peuvent également être utilisés pour visualiser les données sur les EPI et aider à la prise de décision.

Inconvénients d'Excel

L’utilisation d’Excel pour le suivi des équipements de protection individuelle (EPI) présente plusieurs inconvénients et risques pour les entreprises.

Tout d’abord, Excel est un outil très limité pour la gestion des EPI. Il ne permet pas de suivre efficacement les dates de péremption, les inspections, les réparations et les remplacements nécessaires. Cela peut entraîner des retards dans la maintenance des EPI, ce qui peut compromettre la sécurité des employés.
De plus, la gestion des EPI dans Excel peut être très chronophage et nécessiter une grande quantité de travail manuel, ce qui augmente le risque d’erreurs humaines. Les erreurs peuvent entraîner des dommages matériels, des blessures corporelles et des pertes financières pour l’entreprise.
Enfin, Excel n’est pas un système de gestion centralisé, ce qui peut rendre difficile la coordination et la communication entre les différents services de l’entreprise concernés par la gestion des EPI. Cela peut entraîner des retards dans la prise de décisions, des doublons de travail et des incohérences dans les données.

Dans l’ensemble, l’utilisation d’Excel pour la gestion des EPI peut compromettre la sécurité des employés, augmenter les risques d’erreurs et rendre la gestion des EPI plus difficile et plus chronophage. Les entreprises devraient plutôt utiliser des outils de gestion spécialisés pour garantir une gestion efficace et sûre des EPI

L'ERP pour la gestion des EPI

On ne va pas faire la liste des fournisseurs, mais généralement, ils disposent d’un outil permettant l’enregistrement des informations sur les équipements, les porteurs en complément des informations des fournisseurs. Outre l’aspect fonctionnel, souvent peu ergonomique, la saisie des informations rattachées aux opérations sur les équipements est fastidieuse. Il présente l’avantage d’avoir une mine d’informations disponibles puisqu’il repose sur la base de données de l’entreprise. Le développement de module sur-mesure est possible, mais les coûts associés sont très élevés.

Avantages de l'ERP

Les avantages de l’utilisation d’un ERP pour la gestion des EPI sont les suivants :

Une intégration complète : Un ERP permet d’intégrer toutes les fonctions liées à la gestion des EPI, telles que l’inventaire, l’achat, la planification, la maintenance, etc., dans un seul système. Cela permet de faciliter la communication et la coordination entre les différents services de l’entreprise et de réduire les risques d’erreurs.
Un suivi en temps réel : L’utilisation d’un ERP permet de suivre en temps réel l’état de tous les EPI, y compris leur emplacement, leur utilisation et leur maintenance. Cela permet de prendre des décisions éclairées sur la maintenance et le remplacement des EPI, ce qui garantit la sécurité des employés.
L’automatisation : L’ERP permet d’automatiser les tâches liées à la gestion des EPI, telles que la planification des inspections, la génération de rapports, etc. Cela permet de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’améliorer l’efficacité de la gestion des EPI.

Inconvénients de l'ERP

L’utilisation d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) pour la gestion des équipements de protection individuelle (EPI) présente également des inconvénients pour les entreprises, tels que :

Un coût élevé : L’installation et la mise en place d’un système ERP peuvent être coûteuses pour les entreprises, surtout si elles sont de petite taille. Les coûts de formation, de maintenance et de mise à jour doivent également être pris en compte.
La complexité : Les ERP sont souvent des systèmes complexes qui peuvent nécessiter une formation importante et une expertise technique pour les utiliser efficacement. Les utilisateurs doivent apprendre à naviguer dans le système et à comprendre les processus de gestion des EPI, ce qui peut prendre du temps et des ressources supplémentaires.
Le temps d’implémentation : La mise en place d’un système ERP pour la gestion des EPI peut prendre beaucoup de temps et de ressources pour être entièrement opérationnel. Cela peut entraîner des retards dans la gestion des EPI et dans la prise de décisions critiques en matière de sécurité.
Les besoins en ressources informatiques : L’utilisation d’un ERP pour la gestion des EPI nécessite souvent des ressources informatiques supplémentaires pour l’hébergement, la maintenance et la sécurité du système. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires et une charge de travail supplémentaire pour le personnel informatique de l’entreprise.
La personnalisation limitée : Bien que les ERP offrent une certaine personnalisation, il peut être difficile de les adapter pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion des EPI. Les entreprises peuvent être contraintes d’utiliser des processus standardisés qui ne sont pas adaptés à leurs besoins uniques.

En somme, bien que les ERP offrent des avantages pour la gestion des EPI, ils présentent également des inconvénients qui doivent être pris en compte avant de prendre une décision d’investissement. Il est important de bien comprendre les besoins de l’entreprise et de choisir le système de gestion des EPI qui convient le mieux à ses objectifs, à sa taille et à sa complexité.

Un logiciel de gestion d'EPI dédié

C’est la solution qui a le vent en poupe ! Généralement, on peut intégrer des données automatiquement (l’historique des EPI, les porteurs, les habilitations…) et générer les alertes de contrôle, gérer ses stocks. Les outils disponibles permettent en plus de gérer des modules complémentaires, comme la ressource documentaire législative, la déclaration des accidents du travail… À surveiller, les contraintes de saisie et les erreurs qui vont avec.

Un logiciel dédié pour la gestion des équipements de protection individuelle (EPI) offre de nombreux avantages pour les entreprises, tels que :

Des fonctionnalités spécialisées : Les logiciels dédiés à la gestion des EPI offrent des fonctionnalités spécifiques pour la gestion des équipements de protection individuelle, telles que la traçabilité des équipements, la planification de la maintenance, le suivi des certifications, la gestion des stocks et des approvisionnements, la génération de rapports et de tableaux de bord.
Une gestion efficace : Les logiciels dédiés permettent une gestion efficace des EPI, avec des alertes en temps réel pour les échéances, la maintenance ou les renouvellements de certifications. Les utilisateurs peuvent ainsi être informés de l’état des équipements et prendre les décisions nécessaires en temps opportun.
Une meilleure conformité : Les logiciels dédiés permettent une gestion plus efficace et plus précise de la conformité réglementaire en matière de sécurité, grâce à la traçabilité des équipements et la génération de rapports personnalisés sur l’état de conformité des équipements.

Une personnalisation : Les logiciels dédiés offrent souvent une personnalisation plus facile des modèles de gestion des EPI pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent également personnaliser les tableaux de bord et les rapports pour obtenir des informations précises et utiles sur la gestion des EPI.
Une facilité d’utilisation : Les logiciels dédiés sont souvent conçus pour être simples et faciles à utiliser, avec une interface utilisateur intuitive et une navigation claire. Cela réduit le temps nécessaire pour la formation des utilisateurs et pour la mise en place du logiciel.

En somme, un logiciel dédié pour la gestion des EPI offre des fonctionnalités spécifiques pour la gestion des équipements de protection individuelle, une gestion efficace des EPI, une meilleure conformité, une personnalisation facile et une facilité d’utilisation. Les entreprises peuvent ainsi améliorer leur sécurité, leur efficacité et leur conformité en matière de gestion des EPI.

C’est maintenant le moment de vous expliquer pourquoi nous avons lancé la création de Keep Control. Créer un lien entre un porteur d’EPI et son entreprise, grâce à l’identification de ses EPI. Nous assurons la traçabilité des équipements par le marquage avec un identifiant interopérable. Le porteur accède aux informations sur ses équipements, remonte des informations via le QR Code présent dans chaque EPI.

Vous voulez en savoir plus ; contactez-nous maintenant