Keep Control

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Réduire les intermédiaires

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Le bon usage de vos EPI

Comment mieux utiliser vos équipements de protection individuelle ?

J’ai été confronté aux difficultés de bien faire utiliser les EPI dans ma carrière, avec le soutien des services QHSE. En effet, j’ai une expérience de 25 ans dans la vente et la gestion d’Équipements de Protection individuelle. Alors, comment agir pour mieux sensibiliser les porteurs d’EPI ? Est-ce possible d’éviter les comportements déviants qui peuvent exposer à un risque au lieu de protéger ? Faisons ensemble un état des lieux des bonnes pratiques dans l’utilisation des équipements de protection : masques, casques, gants, vêtements, harnais, chaussures de sécurité et du matériel soumis à un contrôle…

1- L’accès simplifié à l’information des EPI pour les utilisateurs

L’accès à l’information pour une utilisation conforme des EPI est une problématique courante dans l’entreprise. Chaque personne doit avoir reçu les bonnes consignes et les appliquer, quel que soit son profil (intérimaire, jeune embauché, personne expérimentée). C’est une difficulté supplémentaire lorsque les porteurs travaillent à l’extérieur chez les clients, sur des chantiers. 

Côté fabricant / distributeur d’EPI, l’obligation d’information repose dans la fourniture de la notice CE qu’on retrouve dans l’emballage de chaque EPI. Cette information est parfois accessible sur internet via un QR Code fixé sur l’équipement, mais ce n’est pas une obligation pour le fabricant.

Les informations importantes dans ces notices doivent être intégrées par le service QHSE puis communiquées aux utilisateurs. C’est d’autant plus important que ces informations sont souvent mal enregistrées par les utilisateurs, car les notices finissent souvent à la corbeille après le déballage des EPI. Voyons ensemble ce qui peut être fait pour maximiser la rétention de ces informations sur le terrain.

L’information des fabricants d’équipements de protection

Derrière une fiche technique d’un produit dans un catalogue, se cachent des niveaux de protection très différents pour des normes identiques, des conditions d’utilisation, d’entretien, de contrôle, de réforme spécifiques à chaque équipement. C’est donc important de mettre à disposition l’information aux porteurs dans un format adapté, compréhensible de tous. 

Vous l’avez sans doute remarqué, le contenu des Notice CE des fabricants est souvent incompréhensible. On parle de limites d’utilisation, de validité de l’EPI par rapport à une date de péremption, de mise en service, de fabrication, une période de stockage ou d’utilisation ou d’un nombre d’entretien maximum. Parfois, l’EPI n’est soumis à aucune règle de gestion précise, c’est au porteur d’évaluer le niveau d’usure de son équipement.

Lorsqu’une nouvelle référence d’EPI est livrée, il faut réaliser un contrôle de la nouvelle notice CE. Même si l’EPI paraît identique au modèle précédent, la notice CE est unique pour chaque référence d’équipement. C’est donc nécessaire de contrôler si les règles de gestion actuelles sont impactées. 

Les bonnes pratiques du service QHSE : formation et information EPI

Le DUER a permis de formaliser le choix des équipements de protection individuelle adaptés à partir des risques résiduels identifiés. L’étape suivante consiste à fournir les consignes d’utilisation de chaque EPI pour chaque poste de travail. A noter qu’à l’occasion d’un changement de référence d’équipement, on doit reprendre la nouvelle notice CE et si besoin, mettre à jour l’information destinée aux porteurs en cas de changement de règle de gestion.

Tous les moyens sont bons pour communiquer sur ces bonnes pratiques ; le livret d’accueil, la formation sécurité, l’affichage sur le lieu de travail, les retours d’expériences, les supports d’informations des fournisseurs,… Dans tous les cas, c’est le fruit d’une analyse des notices d’informations CE en lien avec les conditions d’utilisation prévue dans l’entreprise. 

Des startups proposent des solutions innovantes pour sensibiliser à la prévention et la sécurité (Safety Management System). L’entreprise peut alors adapter sa communication au contexte de son activité. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site web de la société CIBAKA par exemple.

Bien identifier les EPI

Aujourd’hui, il n’y a aucune obligation pour le fabricant d’exploiter un identifiant standardisé (code reconnu par le client quelle que soit le fournisseur). Des identifiants différents à gérer pour le client constituent le premier frein au suivi des équipements de protection ainsi qu’à l’accès aux informations des EPI. C’est particulièrement important pour les EPI de catégorie 3, notamment ceux qui sont soumis à un contrôle réglementaire annuel.

Dans les faits, ces EPI sont identifiés par le client à réception pour suivre la réalisation des contrôles réglementaires avec les organismes accrédités. Mais il est également important d’identifier les autres EPI, si on veut en assurer une bonne gestion dans le temps. Depuis la mise en application du règlement Européen 2016/425 (applicable depuis le 21 avril 2019), les EPI doivent avoir un AET (autorisation de mise sur le marché) de moins de 5 ans. Ce suivi nécessaire englobe donc tous les EPI utilisés par l’entreprise.

Le parallèle avec la communication des informations sur le bon usage des EPI par le service QHSE renforce la nécessité d’avoir une identification et un suivi de tous les EPI. Avoir un marquage avec un identifiant uniformisé sur chaque équipement à du sens, d’autant plus s’il permet de prendre connaissance de la notice CE et de vos recommandations de bon usage. C’est possible d’utiliser la technologie du QR Code pour accéder à ces informations en utilisant la caméra d’un smartphone.

Pour plus d’informations sur les bonnes pratiques pour identifier ses EPI, vous pouvez consulter le guide ID SAFETY Equipement élaboré par GS1.

2- Travailler avec des EPI conformes chaque jour

Pour travailler avec des EPI conformes chaque jour, il faut associer le rôle qu’à le porteur à celui de l’employeur qui se charge de fournir les équipements en bon état d’usage avec les consignes d’utilisation adaptées. Avec ce niveau d’information accessible, les porteurs peuvent effectuer le contrôle de leurs EPI avant chaque usage et respecter ces consignes.

Comment effectuer le contrôle de ses EPI ?

Ici, on parle bien du contrôle avant chaque usage des EPI par l’utilisateur. Cela suppose qu’une information spécifique concernant les risques de dégradation, d’usure prématurée, de mauvais entretien, ou encore de performance réduite, soient identifiés puis communiqués aux utilisateurs. On entre donc dans une difficulté de compréhension qui peut engendrer l’usage d’un EPI non-conforme, potentiellement dangereux à l’usage.

C’est d’ailleurs un risque identifié par la DGCCRF qui a effectué une analyse suite de contrôles réglementaires sur des EPI :

“Sur les 98 produits ciblés par la DGCCRF pour faire l’objet d’un prélèvement, 85 % se sont révélés non conformes dont 18 % présentaient une dangerosité. L’ensemble des produits dangereux ont fait l’objet de mesures appropriées pouvant aller jusqu’au rappel des produits concernés.”

Dans mon expérience en location-entretien de vêtements EPI, nous diffusions une consigne au poste de visitage dans la blanchisserie pour écarter les EPI qui n’étaient pas en conformité avec les règles du fabricant. Ce n’est pas viable à 100% puisque tous les EPI ne sont pas entretenus régulièrement. Certains ne reviennent même jamais au lavage ! C’est donc essentiel que le porteur ait les moyens d’effectuer ce contrôle lui-même, sans que cela se substitue à un contrôle réglementaire.

A quel moment engager la réforme d’un EPI ?

On peut dire que la fourniture d’EPI chaque année aux collaborateurs, n’empêche pas l’utilisation d’EPI usagés, non-conformes s’ils ne sont pas remplacés à l’usure. Cela suppose que la restitution soit effectuée à l’employeur, ce qui n’est pas toujours possible. La semelle d’une chaussure de sécurité ne s’use pas de la même façon pour tous les porteurs ! 

Certains EPI n’ont pas de date de péremption, de limite d’entretien. Il faut déterminer dans ce cas des critères non-équivoques, pour remplacer l’équipement à temps. On peut par exemple constituer une “défauthèque“ qui réunit les photos des niveaux d’usures des EPI à réformer et la rendre accessible via le QR Code d’identification dans l’EPI.

Pour d’autres types d’EPI, il s’agit de suivre les règles fixées par le fabricant. On pourrait croire que c’est plus simple, mais dans les faits, c’est très complexe. On fait référence à plusieurs critères comme la date de fabrication, la durée de stockage avant utilisation, la durée d’utilisation à partir de la fabrication ou la mise en service, le nombre d’entretiens, la périodicité de contrôle, le temps d’utilisation…. Ces informations sont-elles accessibles pour le porteur ?

Appliquer ces règles à un usage des EPI à l’extérieur de l’entreprise augmente la difficulté. Cela permet de comprendre pourquoi l’employeur renouvelle régulièrement des EPI qui ne font pas l’objet d’un suivi. Attention ; dans ce cas les porteurs risquent d’utiliser malgré tout d’anciens EPI sur le terrain…

3- Suivre les bonnes pratiques QHSE et les règles d’utilisation des EPI

Parlons maintenant des moyens disponibles pour assurer le suivi d’un parc d’équipements. On ne peut pas dire qu’il n’y a qu’une solution disponible… Un fichier Excel, un module de son ERP ou un logiciel spécialisé ? Faisons ensemble le point sur les avantages et inconvénients identifiés.

Excel

C’est encore un outil répandu pour le suivi des EPI. Il peut être amélioré avec des macros, mais est-ce fiable à l’usage ? Le risque d’erreur de saisie, d’oubli d’un contrôle ; c’est sans doute la principale raison qui fait basculer les clients vers une solution alternative. Les données présentes dans ce fichier sont sensibles, un stockage sur un serveur est donc une priorité pour éviter la perte de données.

L’ERP

On ne va pas faire la liste des fournisseurs, mais généralement, ils disposent d’un outil permettant l’enregistrement des informations sur les équipements, les porteurs en complément des informations des fournisseurs. Outre l’aspect fonctionnel, souvent peu ergonomique, la saisie des informations rattachées aux opérations sur les équipements est fastidieuse. Il présente l’avantage d’avoir une mine d’informations disponibles puisqu’il repose sur la base de données de l’entreprise. Le développement de module sur-mesure est possible, mais les coûts associés sont très élevés.

Un logiciel dédié

C’est la solution qui a le vent en poupe ! Généralement, on peut intégrer des données automatiquement (l’historique des EPI, les porteurs, les habilitations…) et générer les alertes de contrôle, gérer ses stocks. Les outils disponibles permettent en plus de gérer des modules complémentaires, comme la ressource documentaire législative, la déclaration des accidents du travail… À surveiller, les contraintes de saisie et les erreurs qui vont avec.

C’est maintenant le moment de vous expliquer pourquoi nous avons lancé la création de Keep Control. Créer un lien entre un porteur d’EPI et son entreprise, grâce à l’identification de ses EPI. Nous assurons la traçabilité des équipements par le marquage avec un identifiant interopérable. Le porteur accède aux informations sur ses équipements, remonte des informations via le QR Code présent dans chaque EPI. Vous voulez en savoir plus ; contactez-nous maintenant


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Identifiant interopérable

L’accès à l’information pour une utilisation conforme des EPI est une problématique courante dans l’entreprise. Chaque personne doit avoir reçu les bonnes consignes et les appliquer, quel que soit son profil (intérimaire, jeune embauché, personne expérimentée). C’est une difficulté supplémentaire lorsque les porteurs travaillent à l’extérieur chez les clients, sur des chantiers. 


Côté fabricant / distributeur d’EPI, l’obligation d’information repose dans la fourniture de la notice CE qu’on retrouve dans l’emballage de chaque EPI. Cette information est parfois accessible sur internet via un QR Code fixé sur l’équipement, mais ce n’est pas une obligation pour le fabricant.


Les informations importantes dans ces notices doivent être intégrées par le service QHSE puis communiquées aux utilisateurs. C’est d’autant plus important que ces informations sont souvent mal enregistrées par les utilisateurs, car les notices finissent souvent à la corbeille après le déballage des EPI. Voyons ensemble ce qui peut être fait pour maximiser la rétention de ces informations sur le terrain.

L’information des fabricants d’équipements de protection


Derrière une fiche technique d’un produit dans un catalogue, se cachent des niveaux de protection très différents pour des normes identiques, des conditions d’utilisation, d’entretien, de contrôle, de réforme spécifiques à chaque équipement. C’est donc important de mettre à disposition l’information aux porteurs dans un format adapté, compréhensible de tous. 


Vous l’avez sans doute remarqué, le contenu des Notice CE des fabricants est souvent incompréhensible. On parle de limites d’utilisation, de validité de l’EPI par rapport à une date de péremption, de mise en service, de fabrication, une période de stockage ou d’utilisation ou d’un nombre d’entretien maximum. Parfois, l’EPI n’est soumis à aucune règle de gestion précise, c’est au porteur d’évaluer le niveau d’usure de son équipement.


Lorsqu’une nouvelle référence d’EPI est livrée, il faut réaliser un contrôle de la nouvelle notice CE. Même si l’EPI paraît identique au modèle précédent, la notice CE est unique pour chaque référence d’équipement. C’est donc nécessaire de contrôler si les règles de gestion actuelles sont impactées. 


Les bonnes pratiques du service QHSE : formation et information EPI


Le DUER a permis de formaliser le choix des équipements de protection individuelle adaptés à partir des risques résiduels identifiés. L’étape suivante consiste à fournir les consignes d’utilisation de chaque EPI pour chaque poste de travail. A noter qu’à l’occasion d’un changement de référence d’équipement, on doit reprendre la nouvelle notice CE et si besoin, mettre à jour l’information destinée aux porteurs en cas de changement de règle de gestion.


Tous les moyens sont bons pour communiquer sur ces bonnes pratiques ; le livret d’accueil, la formation sécurité, l’affichage sur le lieu de travail, les retours d’expériences, les supports d’informations des fournisseurs,… Dans tous les cas, c’est le fruit d’une analyse des notices d’informations CE en lien avec les conditions d’utilisation prévue dans l’entreprise. 


Des startups proposent des solutions innovantes pour sensibiliser à la prévention et la sécurité (Safety Management System). L’entreprise peut alors adapter sa communication au contexte de son activité. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site web de la société CIBAKA par exemple.


Bien identifier les EPI


Aujourd’hui, il n’y a aucune obligation pour le fabricant d’exploiter un identifiant standardisé (code reconnu par le client quelle que soit le fournisseur). Des identifiants différents à gérer pour le client constituent le premier frein au suivi des équipements de protection ainsi qu’à l’accès aux informations des EPI. C’est particulièrement important pour les EPI de catégorie 3, notamment ceux qui sont soumis à un contrôle réglementaire annuel.


Dans les faits, ces EPI sont identifiés par le client à réception pour suivre la réalisation des contrôles réglementaires avec les organismes accrédités. Mais il est également important d’identifier les autres EPI, si on veut en assurer une bonne gestion dans le temps. Depuis la mise en application du règlement Européen 2016/425 (applicable depuis le 21 avril 2019), les EPI doivent avoir un AET (autorisation de mise sur le marché) de moins de 5 ans. Ce suivi nécessaire englobe donc tous les EPI utilisés par l’entreprise.


Le parallèle avec la communication des informations sur le bon usage des EPI par le service QHSE renforce la nécessité d’avoir une identification et un suivi de tous les EPI. Avoir un marquage avec un identifiant uniformisé sur chaque équipement à du sens, d’autant plus s’il permet de prendre connaissance de la notice CE et de vos recommandations de bon usage. C’est possible d’utiliser la technologie du QR Code pour accéder à ces informations en utilisant la caméra d’un smartphone.


Pour plus d’informations sur les bonnes pratiques pour identifier ses EPI, vous pouvez consulter le guide ID SAFETY élaboré par GS1.

Maîtriser la conformité

Pour travailler avec des EPI conformes chaque jour, il faut associer le rôle qu’à le porteur à celui de l’employeur qui se charge de fournir les équipements en bon état d’usage avec les consignes d’utilisation adaptées. Avec ce niveau d’information accessible, les porteurs peuvent effectuer le contrôle de leurs EPI avant chaque usage et respecter ces consignes.

Comment effectuer le contrôle de ses EPI ?

Ici, on parle bien du contrôle avant chaque usage des EPI par l’utilisateur. Cela suppose qu’une information spécifique concernant les risques de dégradation, d’usure prématurée, de mauvais entretien, ou encore de performance réduite, soient identifiés puis communiqués aux utilisateurs. On entre donc dans une difficulté de compréhension qui peut engendrer l’usage d’un EPI non-conforme, potentiellement dangereux à l’usage.


C’est d’ailleurs un risque identifié par la DGCCRF qui a effectué une analyse suite de contrôles réglementaires sur des EPI :

“Sur les 98 produits ciblés par la DGCCRF pour faire l’objet d’un prélèvement, 85 % se sont révélés non conformes dont 18 % présentaient une dangerosité. L’ensemble des produits dangereux ont fait l’objet de mesures appropriées pouvant aller jusqu’au rappel des produits concernés.”

Dans mon expérience en location-entretien de vêtements EPI, nous diffusions une consigne au poste de visitage dans la blanchisserie pour écarter les EPI qui n’étaient pas en conformité avec les règles du fabricant. Ce n’est pas viable à 100% puisque tous les EPI ne sont pas entretenus régulièrement. Certains ne reviennent même jamais au lavage ! C’est donc essentiel que le porteur ait les moyens d’effectuer ce contrôle lui-même, sans que cela se substitue à un contrôle réglementaire.

A quel moment engager la réforme d’un EPI ?


On peut dire que la fourniture d’EPI chaque année aux collaborateurs, n’empêche pas l’utilisation d’EPI usagés, non-conformes s’ils ne sont pas remplacés à l’usure. Cela suppose que la restitution soit effectuée à l’employeur, ce qui n’est pas toujours possible. La semelle d’une chaussure de sécurité ne s’use pas de la même façon pour tous les porteurs ! 


Certains EPI n’ont pas de date de péremption, de limite d’entretien. Il faut déterminer dans ce cas des critères non-équivoques, pour remplacer l’équipement à temps. On peut par exemple constituer une “défauthèque“ qui réunit les photos des niveaux d’usures des EPI à réformer et la rendre accessible via le QR Code d’identification dans l’EPI.


Pour d’autres types d’EPI, il s’agit de suivre les règles fixées par le fabricant. On pourrait croire que c’est plus simple, mais dans les faits, c’est très complexe. On fait référence à plusieurs critères comme la date de fabrication, la durée de stockage avant utilisation, la durée d’utilisation à partir de la fabrication ou la mise en service, le nombre d’entretiens, la périodicité de contrôle, le temps d’utilisation…. Ces informations sont-elles accessibles pour le porteur ?


Appliquer ces règles à un usage des EPI à l’extérieur de l’entreprise augmente la difficulté. Cela permet de comprendre pourquoi l’employeur renouvelle régulièrement des EPI qui ne font pas l’objet d’un suivi. Attention ; dans ce cas les porteurs risquent d’utiliser malgré tout d’anciens EPI sur le terrain…

Suivre le cycle de vie

Parlons maintenant des moyens disponibles pour assurer le suivi d’un parc d’équipements. On ne peut pas dire qu’il n’y a qu’une solution disponible… Un fichier Excel, un module de son ERP ou un logiciel spécialisé ? Faisons ensemble le point sur les avantages et inconvénients identifiés.

Excel


C’est encore un outil répandu pour le suivi des EPI. Il peut être amélioré avec des macros, mais est-ce fiable à l’usage ? Le risque d’erreur de saisie, d’oubli d’un contrôle ; c’est sans doute la principale raison qui fait basculer les clients vers une solution alternative. Les données présentes dans ce fichier sont sensibles, un stockage sur un serveur est donc une priorité pour éviter la perte de données.


L’ERP


On ne va pas faire la liste des fournisseurs, mais généralement, ils disposent d’un outil permettant l’enregistrement des informations sur les équipements, les porteurs en complément des informations des fournisseurs. Outre l’aspect fonctionnel, souvent peu ergonomique, la saisie des informations rattachées aux opérations sur les équipements est fastidieuse. Il présente l’avantage d’avoir une mine d’informations disponibles puisqu’il repose sur la base de données de l’entreprise. Le développement de module sur-mesure est possible, mais les coûts associés sont très élevés.


Un logiciel dédié


C’est la solution qui a le vent en poupe ! Généralement, on peut intégrer des données automatiquement (l’historique des EPI, les porteurs, les habilitations…) et générer les alertes de contrôle, gérer ses stocks. Les outils disponibles permettent en plus de gérer des modules complémentaires, comme la ressource documentaire législative, la déclaration des accidents du travail… À surveiller, les contraintes de saisie et les erreurs qui vont avec.


C’est maintenant le moment de vous expliquer pourquoi nous avons lancé la création de Keep Control. Créer un lien entre un porteur d’EPI et son entreprise, grâce à l’identification de ses EPI. Nous assurons la traçabilité des équipements par le marquage avec un identifiant interopérable. Le porteur accède aux informations sur ses équipements, remonte des informations via le QR Code présent dans chaque EPI. Vous voulez en savoir plus ; contactez-nous maintenant